Underhållsplan i styrelseportalen
Så dokumenterar styrelsen planerade och genomförda underhållsåtgärder.
Menyn heter Underhållsplan i portalen. Planerade kostnader används som underlag för underhållsreserv i budgeten – de synkas inte löpande utan beräknas när ni skapar en ny budget.
Översikt
-
Öppna Underhållsplan
Logga in och gå till Underhållsplan i menyn. Här finns föreningens underhållsplaner och åtgärder. -
Behörighet
Underhållsplanen är tillgänglig för styrelseledamöter och administratörer. Ekonomer har inte åtkomst till denna modul.
Skapa underhållsplan
-
Klicka Skapa underhållsplan
På översiktssidan klickar ni Skapa underhållsplan för att starta en ny plan. -
Fyll i planuppgifter
Ange planens namn, fastighetsnamn, byggnadsår och planlängd. Standardlängd är 50 år. Byggnadsåret används för att beräkna när åtgärder som aldrig utförts bör göras. -
Flera planer per förening
Ni kan ha flera underhållsplaner om föreningen äger flera fastigheter. Reservberäkningen i budgeten summerar alla planer.
Lägg till åtgärder
-
Lägg till åtgärd manuellt
Öppna planen och klicka Lägg till åtgärd. Ange namn, intervall i år, uppskattad kostnad och om åtgärden Har aldrig utförts eller Senast utfört anges. -
Exempel på åtgärder
Typiska åtgärder är hissunderhåll, fasadrenovering, takbyte och stambyte. Ange realistiska intervall och kostnader utifrån er fastighet.
Automatisk plan
-
Generera automatiskt
Klicka Generera automatiskt och svara på frågor om fastigheten: hissar, fasad, tak, ventilation, tvättstuga, garage med mera. -
Utgångspunkter att justera
Systemet föreslår åtgärder med intervall och kostnader baserat på branschstandard. Granska och justera siffrorna så de passar er fastighet.
Följa upp åtgärder
-
Status och tidslinje
Åtgärder visas grupperade per förfallår. Försenade åtgärder markeras som Eftersatt underhåll. -
Påbörja och markera som klar
När arbetet startar markerar ni åtgärden som Påbörjad. När den är klar väljer ni Markera som klar och anger faktisk kostnad och leverantör. -
Ny planerad åtgärd skapas
När en åtgärd markeras som klar skapas automatiskt en ny planerad åtgärd för nästa cykel. Kostnaden justeras med cirka 3 % per år över intervallet.
Koppling till budget
-
Underhållsreserv vid budgetskapande
När ni skapar en ny budget beräknar systemet en rekommenderad underhållsreserv och lägger till den i utgiftsposten Reparationer. -
Informationspanel i budgetvyn
I budgetvyn visas underhållsreserv med genomsnittlig kostnad kommande fem år. Det är en planeringshjälp – det sker ingen kontinuerlig synkning mellan plan och budget. -
Radera plan
För att radera en underhållsplan kontaktar ni ERF på [email protected].