Ny i BRF-styrelsen: så kommer ni igång med ekonomisk förvaltning steg för steg

Vad ansvarar en ny BRF-styrelse för ekonomiskt?

En ny styrelse ansvarar för föreningens ekonomi enligt bostadsrättslagen (SFS 1991:614), bokföringslagen (SFS 1999:1078) och Bokföringsnämndens allmänna råd. Det omfattar löpande bokföring, avgiftsavisering, budget, årsredovisning och att handlingar lämnas till Bolagsverket i tid. Ansvaret ligger hos styrelsen som kollektiv, inte hos den som råkar ha kassörsrollen.

Styrelsen har det yttersta ansvaret även om en ekonomisk förvaltare anlitas. Förvaltaren utför arbetet, men ledamöterna ska fortfarande kunna läsa rapporter, fatta budgetbeslut och se till att K3, stämma och digital inlämning sköts. Personligt skadeståndsansvar kan uppstå vid uppsåt eller oaktsamhet.

10 steg för att komma igång med ekonomisk förvaltning

Gör stegen i ordning. De första tre låser upp bank och firmateckning. Steg 4–7 sätter den löpande ekonomin. Steg 8–9 är årsredovisning och K3. Steg 10 är valet av arbetsmodell. Hela kedjan ryms i ungefär 90 dagar om underlagen kommer in.

Konstituera styrelsen och fördela roller

Håll konstituerande styrelsemöte, protokollför roller (ordförande, kassör, sekreterare) och besluta om firmateckning.

• Kalla till konstituerande möte så snart stämman har valt styrelse.
• Protokollför ordförande, kassör, sekreterare och eventuella suppleanter.
• Besluta hur föreningen tecknas — ensam, två i förening eller enligt stadgarna.
• Spara protokollet som underlag till Bolagsverket och banken.

Tips från ERF: Skriv firmateckningen exakt som banken och Bolagsverket ska registrera den, så slipper ni kompletteringar.

Anmäl ny styrelse och firmateckning till Bolagsverket

Registrera ändring av styrelse och firmateckning digitalt på verksamt.se snarast efter konstituerande mötet.

• Logga in på verksamt.se och välj ändringsanmälan för ekonomiska föreningar.
• Bifoga det konstituerande protokollet och kontrollera personuppgifter mot folkbokföringen.
• Ange samma firmateckning som i protokollet.
• Spara kvittensen — banken brukar vilja se att anmälan är inne.

Tips från ERF: Anmälan är digital. Vänta inte på pappersblanketter; utan registrerad styrelse stannar bankfullmakterna.

Uppdatera bank, BankID och Swish-fullmakter

Kontakta banken och uppdatera fullmakter, BankID-behörighet och Swish för föreningen.

• Boka tid hos banken med protokoll och, när den kommit, registreringsbekräftelse.
• Byt behöriga i företagsportalen så att rätt personer kan betala och läsa konton.
• Uppdatera BankID-kopplingar och eventuellt Swish handel eller Swish företag.
• Ta bort avgående ledamöter samma dag som de nya läggs till.

Tips från ERF: Utan bankfullmakt kan ni varken betala leverantörer eller se om avgifterna kommit in — detta är vecka-ett-arbete, inte något att spara till bokslutet.

Ta över eller starta löpande bokföring

Ta över kontoplan och verifikationer eller sätt upp ny bokföring enligt bokföringslagen (SFS 1999:1078).

• Hämta kontoplan (BAS för fastighet), verifikationer och huvudbok från tidigare förvaltare eller byggherre.
• Registrera affärshändelser löpande enligt bokföringslagen 5 kap.
• Säkerställ att fakturor, kvitton och bankhändelser får löpnummer och sparas i sju år.
• Stäm av bank mot bokföring minst varje månad redan från första perioden.

Tips från ERF: Bokföringen ska vara igång från första verifikation. En ny styrelse får inte vänta till bokslutet med att “ställa i ordning räkenskaperna”.

Sätt upp avgiftsavisering, påminnelser och autogiro

Aktivera avier, autogiro och påminnelserutin så att medlemsavgifter kommer in i tid.

• Kontrollera stadgarnas avgiftsregler och vilket belopp som ska aviseras.
• Lägg upp medlems- och lägenhetsförteckning som underlag för avierna.
• Samla in eller förnya autogiromedgivanden.
• Bestäm påminnelse- och kravrutin innan första förfallodagen.

Tips från ERF: Likviditeten i en ny eller nybildad BRF vilar på att avierna går ut i tid. Ett missat autogiro märks först när ränteavierna från banken kommer.

Upprätta budget och likviditetsprognos

Fastställ årsbudget och likviditetsprognos kopplad till underhållsplanen.

• Bygg budgeten på avgifter, hyror, drift, räntor, amortering och avsättning till underhåll.
• Koppla underhållsposterna till en aktuell underhållsplan, inte till ett schablonbelopp.
• Gör en likviditetsprognos månad för månad, inte bara ett årssaldo.
• Låt styrelsen besluta budgeten och förklara den för medlemmarna i tid till stämman.

Tips från ERF: En förening kan visa överskott och ändå sakna pengar på kontot. Tumregel är 2–3 månaders driftkostnader som buffert, men underhållstoppar styr mer än resultaträkningen.

Samla in underlag från tidigare förvaltare eller byggherre

Begär avtal, försäkringar, medlemsförteckning och tidigare bokslut från byggherre eller föregående förvaltare.

• Lista avtal: försäkring, hiss, sophämtning, värme, bredband, teknisk skötsel och lån.
• Begär aktuell medlems- och lägenhetsförteckning samt pantsättningsuppgifter.
• Hämta senaste bokslut, årsredovisning, budget och underhållsplan.
• I en nybildad BRF: be byggherren om ekonomisk plan, överlåtelselista och pågående garantier.

Tips från ERF: Sätt ett datum för överlämningen i mejlet. Lösa PDF:er i olika inkorgar är den vanligaste orsaken till att onboarding drar ut på tiden.

Anpassa bokföringen till K3 från 2026

Från räkenskapsår som inleds 2026 ska BRF tillämpa K3 med komponentavskrivning enligt BFNAR 2023:1.

• Dela byggnaden i komponenter (tak, stammar, fasad, fönster, hiss) med egna avskrivningstider.
• Se till att underhållsfonden speglar underhållsplanen, inte en slentrianavsättning.
• Planera mer utförliga noter redan i kontoplanen, inte först i februari.
• Kom ihåg att kassaflödesanalys är obligatorisk för BRF sedan 2023.

Tips från ERF: K3 är obligatoriskt från räkenskapsår som inleds efter 31 december 2025 (BFNAR 2023:1). En ny styrelse som tar över under 2026 ska inte starta i K2 “för att det är enklare”.

Planera bokslut, årsredovisning och stämma

Håll ordinarie stämma senast 6 månader efter räkenskapsårets slut och lämna in årsredovisning till Bolagsverket senast 7 månader efter räkenskapsårets slut.

• Lägg bokslut, revision och tryck av årsredovisning i en kalender bakifrån från stämmodatumet.
• Ordinarie stämma ska hållas senast 6 månader efter räkenskapsårets slut.
• Årsredovisningen ska vara hos Bolagsverket senast 7 månader efter räkenskapsårets slut — 31 juli för kalenderårsföreningar.
• Från 1 januari 2025 lämnas årsredovisningen digitalt.

Tips från ERF: Missad Bolagsverksdeadline ger förseningsavgift. Boka revisorn innan ni bokar lokalen till stämman.

Välj ekonomisk förvaltare eller behåll egen bokföring

Utvärdera alternativ: egen bokföring, digital plattform eller ekonomisk förvaltare (t.ex. ERF från 645 kr/lgh/år).

• Räkna styrelsens faktiska tid för bokföring, avisering, K3 och kontakt med revisor.
• Jämför egen bokföring, en digital plattform utan full förvaltning och en ekonomisk förvaltare.
• Begär offert i tid — ett byte tar 6–9 månader, men styrelsens egen insats hos ERF är cirka två timmar.
• Besluta på styrelsemöte och protokollför valet så att nästa styrelse förstår varför.

Tips från ERF: Det finns inget lagkrav på extern förvaltare, men K3, digital inlämning och löpande avisering gör egen hantering sårbar i en liten styrelse.

Checklista: vad ni behöver ha på plats de första 90 dagarna

Använd listan som arbetsordning, inte som inspiration. Bocka av i styrelseportalen eller i protokollet så att överlämningen till nästa styrelse blir kort.

• ☐Konstituerande protokoll
• ☐Registrering av ändring hos Bolagsverket
• ☐Uppdaterad firmateckning
• ☐Bankfullmakter
• ☐Tillgång till bankens företagsportal
• ☐Aktuell medlems- och lägenhetsförteckning
• ☐Kontoplan (BAS för fastighet)
• ☐Leverantörsregister
• ☐Avgiftsavisering igång
• ☐Autogiromedgivanden
• ☐Budget beslutad
• ☐Försäkring granskad
• ☐Underhållsplan uppdaterad
• ☐Avstämning med revisor
• ☐Val eller beslut om ekonomisk förvaltare

Ansvarsområden: styrelse, revisor, ekonomisk förvaltare

Fördela arbetet så att ingen tror att “förvaltaren fixar det” utan att styrelsen har beslutat. Tabellen visar vad som ligger kvar hos er, vad revisorn granskar och vad ERF gör som ekonomisk förvaltare.

Deadlines och lagkrav en ny styrelse måste hålla koll på

De här datumen styr kalendern mer än styrelsemötena. Lägg dem i portalen eller i en gemensam kalender redan första månaden.

Egen bokföring, ekonomisk förvaltare eller digital plattform?

En ny styrelse har tre arbetsmodeller. Välj utifrån tid, K3-kompetens och hur sårbar föreningen är om en ledamot slutar. Läs också ekonomisk förvaltning, skillnaden mellan ekonomisk och teknisk förvaltning och hur ni kan byta ekonomisk förvaltare.

Egen bokföring

Egen bokföring fungerar om någon i styrelsen redan kan BAS, avisering och K3, och om föreningen är liten nog att en person kan hålla takten varje månad. Ni slipper leverantörskostnad men tar hela ansvaret för deadlines, revisorsunderlag och digital inlämning. När den personen flyttar eller hoppar av står nästa styrelse utan system.

Ekonomisk förvaltare

En ekonomisk förvaltare sköter bokföring, avisering, bokslut och årsredovisning medan styrelsen beslutar och attesterar. Det är den vanligaste modellen för både nybildade och små föreningar, eftersom K3 och Bolagsverkets tider annars äter styrelsetid. ERF: Från 645 kr/lägenhet och år, ingen uppstartsavgift, byte tar 6-9 månader varav styrelsens insats är ca 2 timmar.

Digital plattform

En digital plattform ger styrelsen 24/7-åtkomst till bokföring, avier, budget och underhållsplan i samma yta. Den kan användas tillsammans med egen bokföring, men ger mest när en förvaltare redan håller räkenskaperna uppdaterade. Utan en gemensam portal hamnar avtal och protokoll i mejlen, och nästa styrelseval blir en jakt på filer.

Så gör ERF onboardingen för en ny BRF-styrelse

Ni börjar med ett kostnadsfritt uppstartsmöte där vi går igenom föreningens läge, stadgar och vad som redan finns hos byggherre eller tidigare förvaltare. Därefter samlar vi in underlagen digitalt — protokoll, avtal, försäkringar, medlemsförteckning och senaste bokslut — så att styrelsen inte behöver skanna pärmar. Vi lägger upp föreningen i BRF-portalen med kontoplan, avisering och behörigheter för rätt ledamöter. Första bokföringsperioden är normalt igång inom 2–4 veckor efter att underlagen kommit in. Varje förening får en fast kontaktperson som håller tidplanen mot bank, revisor och Bolagsverket.

Boka ett kostnadsfritt uppstartsmöte eller begär offert så återkommer vi med pris för er storlek.

Som ny ledamot kan det vara värdefullt att komplettera den här guiden med en kort utbildning. Det kostnadsfria webbinariet Ny i styrelsen ger en praktisk genomgång av styrelsens ansvar och hur ni kommer igång med styrelsearbetet.

Vanliga frågor från nya BRF-styrelser

Vad behöver en ny BRF-styrelse göra först med ekonomin?

Konstituera styrelsen, anmäl firmateckning till Bolagsverket, uppdatera bankfullmakter och säkra att löpande bokföring och avgiftsavisering kommer igång inom 30 dagar.

Hur registrerar man ny styrelse och firmateckning i en BRF?

Anmälan görs digitalt via verksamt.se till Bolagsverket direkt efter konstituerande möte, med protokoll som underlag.

Hur snabbt måste en ny styrelse ha bokföringen på plats?

Bokföringen ska vara igång från första verifikation och senast enligt bokföringslagens krav (SFS 1999:1078) på löpande registrering.

Måste en nybildad BRF ha en ekonomisk förvaltare?

Nej, det finns inget lagkrav på extern förvaltare, men styrelsen ansvarar för att bokföring, årsredovisning och avisering sköts korrekt. De flesta föreningar väljer en ekonomisk förvaltare för att uppfylla kraven kostnadseffektivt.

Vilka digitala verktyg rekommenderas för en ny BRF-styrelse?

En digital BRF-portal med bokföring, avisering, budget, underhållsplan och styrelserum. ERF:s portal ingår i paketet från 645 kr/lgh/år.

Vad kostar ekonomisk förvaltning för en liten eller nybildad BRF?

Marknadspriset ligger normalt 400-1 200 kr per lägenhet och år. ERF startar från 645 kr/lgh/år för paketet Enkel och 995 kr för Komplett, utan uppstartsavgift.

När måste en nybildad BRF lämna in sin första årsredovisning?

Årsredovisningen ska lämnas till Bolagsverket senast 7 månader efter räkenskapsårets slut, dvs. 31 juli för kalenderårsföreningar, digitalt från 1 januari 2025.

Vad innebär K3 för en ny BRF från 2026?

Från räkenskapsår som inleds efter 31 december 2025 måste alla BRF tillämpa K3 (BFNAR 2023:1), vilket kräver komponentavskrivning, mer utförliga noter och att underhållsfonden speglar underhållsplanen.

Hur byter en nybildad BRF från byggherrens förvaltare till en egen ekonomisk förvaltare?

Räkna med 6-9 månader från beslut till färdig övergång och att styrelsens tidsåtgång är cirka 2 timmar när bytet sker till en digital förvaltare som ERF.

Vad är skillnaden mellan ekonomisk och teknisk förvaltning för en ny styrelse?

Ekonomisk förvaltning sköter pengarna (bokföring, avisering, årsredovisning) medan teknisk förvaltning sköter huset (fastighetsskötsel, underhåll, besiktningar). En ny BRF behöver båda men kan välja olika leverantörer.

Nästa steg för er nya styrelse

• Begär kostnadsfri offert på ekonomisk förvaltning.
• Boka uppstartsmöte om ni vill gå igenom onboarding och tidplan.
• Läs checklista efter uppsägning om ni tar över från byggherre eller en tidigare förvaltare.

Av Jay Yang, redovisningsekonom på ERF med masterexamen i redovisning och finans från Lunds universitet och fler års erfarenhet av ekonomisk analys, bokslut och finansiell rapportering för bostadsrättsföreningar.